Bestuursreglement

Dit bestuursreglement is een aanvulling op de Statuten van R.K.V.V. Keer

Bestuursreglement R.K.V.V. Keer (hierna te noemen: de vereniging) ter bestuursvergadering vastgesteld op 28 juni 2021:

A. Algemeen

Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern als extern (in relatie met derden).

B. Samenstelling en werkwijze

Het bestuur is, met inachtneming van het bepaalde in de statuten, zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren als goede bestuurders en toezichthouders en adviseurs.

Taken bestuurleden, gericht op de wet WBTR:

Voorzitter:

Leidinggeven aan en toezicht houden op het verenigingsleven, met name ook integer bestuurlijk handelen bewaken
Zorg dragen voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, de voorschriften van de KNVB en andere reglementen en bepalingen van officiële instanties.
De algemene ledenvergadering (ALV) en de periodieke bestuursvergadering leiden.
Verantwoordelijk voor een gedegen organisatiestructuur.
Mede formuleren en bewaken van de lange termijnvisie en cultuur van de club
Verantwoordelijk voor de aansturing van de werkgroepen; toetsen aan de regels
Bepaalt het verenigingsbeleid in samenspraak met overige bestuursleden en commissies.
Laat zich periodiek informeren door de commissies.
Officieel woordvoerder van de vereniging.
Contactpersoon naar gemeentelijke instanties.
In overleg met de secretaris en werkgroep communicatie zorgdragen voor informatie vanuit het bestuur naar het verenigingsnieuws
Verzorgen van de agenda en vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering en periodieke bestuursvergaderingen.

Secretaris:

Fungeren als postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de verenigingspost naar de personen en/of de organen voor wie deze post bestemd is.
Behandelen van ingekomen stukken.
De dagelijkse correspondentie van de vereniging voeren.
Notuleren van de vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering en periodieke bestuursvergaderingen.
Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur.
Bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement.
Op de ALV verslag uitbrengen over het afgelopen verenigingsjaar.
Kennisnemen van voorschriften van de KNVB en de gemeentelijke verordeningen en andere bepalingen.
Onderhouden van contacten met de KNVB en gemeentelijke (respectievelijk overheidsinstanties).
Belast (al dan niet via een derde) met de volledige ledenadministratie van de vereniging, alsmede met de hieruit voortvloeiende activiteiten inzake jubilea van leden.

Penningmeester

Het beheren van de geldmiddelen van de vereniging.
Zorg dragen voor het bewaken van de inning van de contributies (die uitgevoerd wordt door werkgroep contributie) en overige inkomsten van de vereniging.
De administratie van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging verzorgen.
Zorg dragen voor de eventuele reserves overeenkomstig de afspraken en besluiten van de vereniging.
Verslag uitbrengen op de ALV van het beheer van de geldmiddelen en een begroting indienen voor het komende verenigingsjaar.
De kascommissie inzage geven in alle bescheiden en middelen en alle gewenste informatie verstrekken.
Bewaken van de uitgaven binnen werkgroepen middels verzoek tot indienen van een onderbouwde begroting en het bewaken hiervan.

Het dagelijks bestuur, voorzitter, secretaris en penningmeester voert de dagelijkse leiding over VV Keer. Zij vertegenwoordigen de vereniging in en buiten rechte als volgt: de voorzitter samen met de secretaris of samen met de penningmeester, dan wel bij afwezigheid van één van de genoemden samen met een ander bestuurslid.

Algemeen bestuur

Het algemeen bestuur bestaat uit personen die de verschillende geledingen van de vereniging vertegenwoordigen.

VV Keer deelt deze als volgt in:

Hoofd accommodatie:

Verantwoordelijk voor complex, binnen en buiten, alsmede materialen

Hoofd jeugdzaken:

Verantwoordelijk voor jeugdbeleid. In het kader van de wet WBTR ook denkend aan VOG jeugdleiders en een veilige sportomgeving.

Hoofd dames en meidenafdeling:

Verantwoordelijk voor beleid dames en meiden. In het kader van de wet WBTR ook denkend aan VOG jeugdleiders en veilige sportomgeving.

Daarnaast bestuursleden Algemene Zaken, Technische Zaken.

Stemrecht

Ieder bestuurslid heeft een gelijke stem in de vergadering. Er wordt alleen gestemd wanneer minimaal 3 bestuursleden aanwezig zijn.

Wij hebben meervoudig stemrecht als volgt geregeld: “Bij een gelijk aantal stemmen heeft de taakverantwoordelijke de doorslaggevende stem.”

Wij hebben geen toezichthoudend orgaan zoals benoemd in de WBTR.

Een bestuurder heeft de gelegenheid bij een ALV:

Een advies te geven aan de leden
Inhoudelijk te reageren op een voorgesteld besluit

Dit is verplicht bij fusie en grote aankopen.

C. Goed bestuur

-Aansprakelijkheid

Om risico’s voor VV Keer alsook bestuurders te verlagen sluit de penningmeester verzekeringen af en voldoet tijdig de premiebetalingen.

VV Keer heeft onder andere een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstandsverzekering en zowel kantine als dure materialen zijn verzekerd.

De voorzitter krijgt een kopie van de rekeningafschriften door de bank thuisgestuurd en controleert deze.

Bij uitgaven groter dan EUR 100 hanteren wij het 4-ogen principe. Deze worden alleen gedaan wanneer minimaal 2 bestuursleden hiervan op de hoogte zijn waaronder de penningmeester. Bij uitgaven groter dan EUR 250 worden bij meerdere partijen (minimaal 2) offertes opgevraagd om onafhankelijkheid van bestuursleden te waarborgen. De offertes worden beoordeeld door de penningmeester en de taakverantwoordelijke eventueel met inschakeling van een ter zake deskundige.

De penningmeester dient jaarlijks een begroting in die hij onderbouwt in de bestuursvergadering. De bestuursleden beoordelen de begroting op de risico’s. Het is de taak van alle bestuursleden om kritische vragen te stellen.

Jeugdleiders die geen VOG-verklaring afgeven worden niet toegelaten als jeugdleider. De secretaris houdt hier toezicht op.

Leden die gangbare regels overtreden en zich hier niet op aanpassen worden eerst berispt en vervolgens geschorst door het bestuur. De voorzitter wordt bij overtredingen op de hoogte gesteld.

Nieuwe bestuursleden:

Elk nieuw bestuurslid krijgt inzage in de financiële toestand van VV Keer (balans en resultatenrekening). De penningmeester draagt hier zorg voor.
Met elk nieuw bestuurslid worden de bevoegdheden besproken.
Met elk nieuw bestuurslid worden de werkafspraken onderling geregeld.
Voor elk bestuurslid is van belang dat een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering als club is afgesloten met voldoende dekking. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de penningmeester.
Lid Dagelijks bestuur inschrijven bij de Kamer van koophandel door de secretaris
Verantwoordelijk voor goede overdracht door de voorganger

Tijdens de bestuursfunctie:

Elk bestuurslid handelt binnen zijn/haar bevoegdheden
Jaarlijks worden de financiën van de club besproken.. Deze vormen echter een vast onderdeel van de bestuursvergaderingen vanaf deze notitie.
Bestuursleden voldoen aan de administratieve en juridische verplichtingen
Bestuursleden handelen conform de staturen en reglementen (en nemen deze dus tot zich vanaf heden)

Beëindigen bestuursfunctie:

Uitschrijven Kamer van koophandel bij leden van Dagelijks Bestuur door de secretaris
Decharge ALV
Overdragen taken aan de opvolger

D. Tegenstrijdig belang

Een bestuurder meldt direct aan de overige bestuursleden indien er sprake is van tegenstrijdig belang.
Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang bedoeld hiervoor. Wanneer er tegenstijdig belang is, dient de bestuurder dit te melden aan de overige bestuursleden.
Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch bevoegd hieromtrent te besluiten, maar is dit besluit aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering onderworpen.

E. Belet en ontstentenis

Ingeval van ontstentenis (schorsing, overlijden, ontslag) of belet (afwezigheid) van een bestuurder blijven overige bestuurders met het bestuur belast.
Ook las het aantal overgebleven bestuurders onder het minimum is gedaald, blijven de overige bestuurders bevoegd.
Bij ontstentenis of belet van alle bestuurder berust het bestuur van VV Keer tijdelijk bij één door de ALV daartoe aangewezen persoon.
De algemene ledenvergadering heeft het recht om ook in geval van ontstentenis of belet van één of meer, doch niet alle bestuurders, een persoon als bedoeld in de vorige zin, aan te wijzen die alsdan mede met het bestuur is belast van VV Keer.

F. Toezicht

De volgende commissies zijn actief binnen onze vereniging:

Communicatie
Contributie
Feestcommissie
Jeugdcommissie
Jeugdsecretariaat
Ledenwerving- en behoud
75-jarig jubileumfeest/Volksfeest

Zij zijn niet te kwalificeren als toezichthoudend orgaan. Het bestuur controleert deze werkgroepen.

G. Bindende voordracht

Onze vereniging kent geen bindende voordracht.

H. Raadgevende stem

Bestuurders hebben tijdens de ALV een raadgevende stem/advies op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

Download hier de printversie.